烘焙连锁门店管理深度解析

前言：

    随着这几年中国经济的起飞,中国烘焙饼屋的连锁经营模式也在快速的扩充成长. 无论是老字号或是新起之秀, 为了能雄霸一方, 业者大多竞相增加门店的数量，以扩大经营规模来获得规模效益. 然而在这连锁成长的过程中,大多数业者还是承袭着过去只重视生产,而忽略店铺的思唯,依然使用人工操作, 大致上还停留在传统的单店管理水平.

烘焙连锁门店现金收入的主要管理问题：

    连锁经营模式中,门店是主要利润的泉源,在门店数量增加的同时，企业的管理难度也会越来越大.由于行业的特殊性,相对造成了烘焙业的门店管理较之其它行业具有更大的挑战. 传统的人工管理模式,在烘焙连锁经营的环境下,已遭遇到了管理瓶颈, 现代的门店POS信息化管理已是连锁门店必备的管理课题. 编者针对烘焙业者在连锁门店现金收入方面的主要潜在管理问题剖析如下.

1．折扣的管理：

饼屋一般都提供有促销的折扣, 如时段促销折扣, 或组合促销折扣.  试想,以传统人工操作, 门店店员很容易就可以把正常销售的营业额改报成折扣销售, 中间的差额正好给了门店店员舞弊的空间!可是, 一旦实施门店POS信息化之后, 所有的折扣变价都是由系统设定自动产生, 当下的每一笔交易也都留有记录, 完全杜绝了可能舞弊的不当行为。

2．贵宾卡(会员卡)的管理：

为了拉拢客户, 饼屋一般都会发行贵宾卡, 但目前大多数饼屋的贵宾卡都是以传统人工操作,仅止于做为折扣卡之用. 然而贵宾卡的折扣优惠反而也成了门店店员用来做为舞弊的工具. 发生的现象大致是店员自行记下卡号,或请朋友申请几张卡自用, 然后不定期将正常销售改报为贵宾卡销售,从中牟取差价利益。相对的,门店POS信息化采用IC卡管理, 所有卡的交易都需经过门店POS机刷卡才能进行, 而且都被完整记录, 不仅可追踪异常卡的使用, 防止舞弊, 同时可以套牢旧客户持续来店购买, 间接也排挤了竞争者的市场扩充, 同时还可以收集客户资料分析,对大客户进行特定促销. 另一个值得一提的极大附加价值,就是可以将会员卡作为储值卡进行储值消费, 先付钱后消费, 让业者轻松的拥有先期资金再进行展店计划。   

3．券的管理：

券的发行可说是饼屋的一大经营特色. 一般常用的有抵价券和提货券两种. 然而在做券的发行销售时,一般都让客户享有折扣, 这也成了门店收银的另一个弊端的来源. 以传统人工操作, 店员可以用自己私下购买获得的券,将正常销售改报成券销售, 以券置换出现金，就可以获得其中的差额. 还有更头痛的是传统的人工管理模式对于假券的使用只能事后勾稽,且费时费力.根本无法防范。假券的金额价值和大量使用,对营运的影响可说是远甚于上述折扣或贵宾卡所造成的损失有几十倍, 甚至于好几百倍之多。然而,门店POS信息化是采用条形码管理, 每一张券都有其独特的条形码编号, 当使用券时, 需要经由门店POS机的扫描枪扫过,才能完成交易, 而且每笔交易都留有记录. 如果券的条形码编号不在系统设定范围内,或是券的条形码已被重复使用过, 系统都会显示异常, 如此可有效的防范假券的使用. 除此之外, 系统也可以及时知道,什么样的券发行了几张,又已回收了几张,这对于中秋月饼的生产和提货管理有很大的帮助。

烘焙门店未全面信息化的因素   

     最近一两年来,虽然已陆续有一些烘焙业者认知到门店管理的重要性,开始引进门店POS信息化,但是仍然有不少业者观望不前, 编者归纳出下列几种可能的背景因素：

因素一：认为门店问题相对少于工厂管理, 而且觉得人工也管得很好.就算有损失也只是小金额。

因素二：认为目前人工便宜, 如果实施门店POS信息化, 投资太大。    

     因素三：认为POS是要有门店家数达到一定规模才需要。   

     因素四：怕实施门店信息化后, 难以逃避查税。    

     针对以上的4种因素, 现在让我们用数据来说话. 如果您还停留在传统人工管理模式, 您知道每日因为以上的促销折扣,贵宾卡折扣和券折扣等所造成的潜在现金流失有多少吗? 或许一般业者都认为是小钱, 可是依编者实际辅导的众多案例中发现, 一般门店在未实施门店POS信息化前,每天平均会有3％－5％的现金流失. 以每个门店每天2,000元的营业收入而言，以保守3％计算,就是每店每天60元, 换算成年, 每年每家店就短少了   约2万元. 如果您有10家店, 那不是每年就平白减少了约20万元的净利润了？！ 难道您对这数字不觉得惊讶吗? 这还只是10家店, 如果家数越多, 流失金额也就更为可观了!  深入想想, 如果再加上假券的被泛滥使用, 聪明的饼屋经营者, 您应该会恍然大悟了吧?! 原来您在无形中的经营损失是远远超过您之前所想象的! 由此可知, 其实只要早日实施门店POS信息化, 别的效益不说, 光是它所能为您节省的流失已经大大超过您在信息化上的投资或要缴的税了。而且选好适用的软件商，他们的门店系统完全无法查询出以往的销售数据，甚至上一班的销售数据，数据传输及数据服务器的访问都经过了加密处理，除非软件商，其他技术人员根本无法查询得到任何数据，又何必担心工商或税务部门的稽查呢？    

     因素五：认为自己计算机水平不到位,不敢尝试。    

     因素六：自己曾有信息化失败经验或听说同行有信息化失败经验,不敢尝试。  

    有关以上两种因素, 主要还是来自没有找对系统服务商,做好事前的调研沟通, 或是没有使用对系统所造成的. 一般业者都认为只要生产管理信息化,或办公室信息化,或所谓的使用ERP, 门店就可以管好了, 因此很多人不是草率的选用市面上比较便宜的超市或餐饮的套装系统, 就是选用流程不合适却又极其庞大烦琐的ERP系统。

烘焙门店管理与其它行业的差异

    在此要特别指出, 烘焙门店的管理有其行业特殊性,除了以上所提到的折扣管理, 卡的管理, 券的管理问题外, 还有蛋糕预定和提领 (跨店提货或跨店付款), 自制品(如现烤入库)和外购品(如饮料)的统计管理等. 另外由于烘焙产品的保质期很短，而且又是自己生产的产品,对存货量和退货率的管理要求比较高，需要一些特殊的门店进销存报表来支持这种管理的需求. 同时,烘焙连锁门店的管理还牵涉到中央工厂的生产,配货和配送管理. 工厂后台的差异主要在原物料计算 (配方管理), 还有烘焙的产品以自制品为主，而且产品之间的替代性强，所以要关注的是配送金额，流程要简短灵活. 而超市系统或ERP系统是采用严格的订单制.灵活性不够，工厂很难作业。

结尾语：

    任何管理都是来自于数据的分析, 对于连锁饼屋而言,门店POS系统则是门店必备的数据采集工具, 唯有门店先实施了专业适用的POS系统，才谈得上信息化管理, 连锁管理也才能从此脱胎换骨. 而烘焙门店POS系统信息化要能顺利实施成功, 则有赖于事前的审慎评估,选择真正专业的烘焙POS系统服务商, 选对真正适合烘焙业者专用的烘焙POS系统, 才能使业者真正经营好连锁门店, 轻松赚钱。